Si has trabajado con facturas electrónicas en Chile, probablemente te has encontrado con archivos XML y PDF de tus documentos tributarios, y te has preguntado: "¿Qué es un archivo XML? ¿Por qué no simplemente PDF como siempre?"

No estás solo. Esta es una de las preguntas más frecuentes de empresarios que comienzan con facturación electrónica. La confusión es completamente válida, especialmente porque en el mundo tradicional solo conocíamos PDFs o documentos impresos.

En esta guía práctica te explicaremos claramente la diferencia entre XML y PDF en el contexto de DTE chilenos, cuándo necesitas cada formato, cómo obtenerlos, y por qué idealmente deberías tener ambos.

¿Qué es un Archivo XML en el Contexto de DTE?

Comencemos con el formato que más confusión genera: el XML.

Definición Simple

XML significa eXtensible Markup Language (Lenguaje de Marcado Extensible). En términos simples, es un formato de datos estructurados.

Piensa en el XML como el "código fuente" o "ADN" de tu factura electrónica. No es un documento visual bonito; es un archivo que contiene toda la información de la factura en un formato que las computadoras pueden leer y procesar fácilmente.

Características del Archivo XML

Estructura: - Es texto plano con etiquetas como <tag>dato</tag> - Cada etiqueta identifica un tipo de información específica - Sigue un estándar definido por el SII para DTE chilenos

Contenido completo: - Todos los datos de la factura: fechas, montos, RUT, items, impuestos, descuentos, etc. - Firma digital electrónica (lo que le da validez legal) - Información de timbraje del SII - Metadatos técnicos

Características técnicas: - ✅ Machine-readable (las computadoras lo leen fácilmente) - ⚠️ Human-readable (técnicamente puedes leerlo, pero no es amigable) - ✅ Estructurado: Datos organizados en jerarquía clara - ✅ Validable: Se puede verificar que cumple el estándar

Ejemplo Visual Simplificado

Así se ve (muy simplificado) parte de un archivo XML de una factura:

<DTE version="1.0">
  <Documento>
    <Encabezado>
      <IdDoc>
        <TipoDTE>33</TipoDTE>
        <Folio>12345</Folio>
        <FchEmis>2025-01-15</FchEmis>
      </IdDoc>
      <Emisor>
        <RUTEmisor>76543210-9</RUTEmisor>
        <RznSoc>Mi Empresa SpA</RznSoc>
      </Emisor>
      <Totales>
        <MntTotal>119000</MntTotal>
      </Totales>
    </Encabezado>
    <Detalle>
      <NmbItem>Servicio de Consultoría</NmbItem>
      <PrcItem>100000</PrcItem>
    </Detalle>
  </Documento>
  <Signature>...</Signature>
</DTE>

Como puedes ver, contiene datos puros y estructurados, no un documento visual.

¿Por Qué Existe XML para las Facturas Electrónicas?

El SII eligió XML por razones importantes:

1. Validez legal: El XML con firma digital es el documento legalmente válido en Chile. Es el equivalente electrónico de una factura en papel con timbre.

2. Estandarización: XML asegura que todas las facturas electrónicas en Chile sigan exactamente el mismo formato, sin importar qué software se usó para crearlas.

3. Automatización: Los sistemas del SII y los software de contabilidad pueden leer y procesar XMLs automáticamente, sin intervención humana.

4. Integridad: La firma digital incrustada en el XML permite verificar que el documento no ha sido alterado.

5. Intercambio de datos: Facilita la transmisión de información tributaria entre sistemas (SII, contribuyentes, software de terceros).

Validez Legal del XML

Punto crítico: En Chile, el archivo XML con firma digital es el documento tributario oficial.

✅ XML firmado = Documento legalmente válido
❌ PDF solo (sin XML) = NO es legalmente válido como DTE

Esto es fundamental entenderlo. Si el SII te fiscaliza y te pide facturas de años atrás, debes poder presentar los archivos XML, no solo PDFs.

Para más detalles sobre la obligación de conservar DTE, lee nuestra guía sobre qué es el respaldo de DTE.

¿Qué es un Archivo PDF de Factura Electrónica?

Ahora hablemos del formato que todos conocemos y amamos: el PDF.

Definición

PDF significa Portable Document Format (Formato de Documento Portátil). Es la representación visual y legible por humanos de tu factura.

El PDF es lo que se ve y se siente como una "factura tradicional", pero en formato digital.

Características del Archivo PDF

Visual y amigable: - Layout organizado con logo, encabezados, tablas - Fácil de leer y entender para cualquier persona - Se ve profesional y presentable

Funcional: - ✅ Se puede imprimir fácilmente - ✅ Se puede enviar por email a clientes - ✅ Se puede ver en cualquier dispositivo (PC, celular, tablet) - ✅ Formato universal (todo el mundo sabe abrir un PDF)

Limitaciones: - ❌ No tiene firma digital válida (en el contexto de DTE chilenos) - ❌ No es el formato oficial para cumplimiento tributario SII - ❌ No se puede importar a sistemas de contabilidad - ❌ No puede ser validado electrónicamente por el SII

Relación entre XML y PDF

Aquí está la clave para entender la relación:

El PDF se GENERA A PARTIR del XML, no al revés.

XML (datos) → [Sistema de facturación] → PDF (visualización)

XML = Datos fuente (como una hoja de cálculo con información estructurada)
PDF = Reporte visual (como imprimir esa hoja de cálculo con formato bonito)

Analogía útil: XML es como el código fuente de un programa; PDF es como la interfaz visual que ves cuando lo ejecutas.

Usos Típicos del PDF

El PDF de una factura electrónica es principalmente para:

Enviar copia al cliente vía email (fácil de abrir y leer)
Imprimir para entrega física o archivo en papel
Referencia rápida sin necesitar software especial
Presentar a contador/auditor para revisión visual
Archivo visual más cómodo que abrir archivos XML

Diferencias Clave Entre XML y PDF en Facturas Electrónicas

Ahora comparemos ambos formatos directamente.

Tabla Comparativa Completa

Aspecto	XML	PDF
¿Fácil de leer para humanos?	❌ Difícil (es código)	✅ Fácil (documento visual)
¿Fácil de procesar para sistemas?	✅ Fácil (estructurado)	❌ Difícil (requiere OCR)
¿Tiene validez legal ante el SII?	✅ SÍ (con firma digital)	❌ NO (solo representación)
¿Se puede importar a software contable?	✅ SÍ	❌ NO
¿Sirve para enviar a cliente?	⚠️ Posible pero no amigable	✅ Ideal y recomendado
¿Se puede imprimir?	⚠️ No tiene sentido	✅ SÍ, diseñado para eso
¿Es requerido conservar por SII?	✅ SÍ (obligatorio)	❌ NO (aunque recomendado)
Tamaño de archivo	Pequeño (~5-20 KB)	Mediano (~20-100 KB)
¿Se puede modificar después de emitido?	❌ NO (firma digital lo previene)	⚠️ Técnicamente sí, pero invalida
¿Contiene firma digital?	✅ SÍ (esencial)	❌ NO

Cuándo Usar XML

Necesitas el archivo XML para:

✅ Cumplimiento tributario: Conservar como respaldo oficial exigido por el SII ✅ Fiscalizaciones: Presentar al SII cuando te lo soliciten ✅ Importar a contabilidad: Cargar facturas en tu software contable o ERP ✅ Migrar sistemas: Transferir tu historial de facturación a un nuevo software ✅ Validación electrónica: Verificar autenticidad y que no ha sido alterado ✅ Libros electrónicos: El SII usa tus XMLs para generar libros de compra/venta

Cuándo Usar PDF

Necesitas el archivo PDF para:

✅ Enviar a clientes: Adjuntar en email como comprobante de compra ✅ Imprimir: Para entrega física o archivo en carpetas ✅ Consulta rápida: Revisar contenido sin software técnico ✅ Presentar a contador: Para revisión visual de documentos ✅ Archivo cómodo: Más fácil de navegar que carpetas de XMLs ✅ Compartir con stakeholders: Bancos, inversionistas, auditores externos

Conclusión de la Comparación

NO es una cuestión de "uno u otro": Idealmente necesitas AMBOS formatos para diferentes propósitos.

XML: Para cumplimiento legal, sistemas, validaciones
PDF: Para comunicación humana, impresión, consulta

Los servicios y software profesionales de facturación entregan siempre ambos formatos por esta razón.

¿Qué Formato Exige Conservar el SII?

Hablemos de la obligación legal específica.

Respuesta Directa: XML

El Servicio de Impuestos Internos exige conservar los archivos XML con firma digital de todos tus DTE.

Según la normativa chilena: - Debes mantener los XMLs de facturas emitidas y recibidas - El período de conservación es de hasta 6 años (plazo de prescripción tributaria) - Durante una fiscalización, el SII puede solicitar los XMLs de cualquier período dentro de esos 6 años

¿Por Qué Específicamente XML?

Razones del SII:

Firma digital: El XML contiene la firma que prueba autenticidad
Datos estructurados: El SII puede validar automáticamente que el documento cumple normas
Integridad verificable: Se puede comprobar que no fue alterado después de emitido
Estándar oficial: El XML es el formato que define el estándar de DTE en Chile

El PDF, por más útil que sea, no cumple estos requisitos técnicos.

Pero el PDF También es Útil (Aunque No Obligatorio)

Si bien el SII no exige legalmente conservar PDFs, es altamente recomendado tenerlos por razones prácticas:

Facilita enormemente la revisión humana de documentos
Auditores externos o internos prefieren trabajar con PDFs
Tu contador probablemente quiere PDFs para revisar
Clientes y proveedores esperan recibir PDFs

Best practice: Conserva XML (obligatorio) + PDF (conveniencia).

Cómo Obtener Archivos XML y PDF de tus DTE

Ahora, la pregunta práctica: ¿Cómo obtienes estos archivos?

Opción 1: Desde el Sistema de Facturación que Usas

La forma de obtener XMLs y PDFs depende de qué sistema usas para facturar.

Si Usas el Facturador Gratuito del SII

Para XMLs: - Ve a la sección "Respaldo de DTE y/o IECV" - Descarga archivos ZIP con los XMLs - Limitación: Solo 20 documentos a la vez (proceso manual tedioso) - Lee nuestro tutorial completo de cómo descargar facturas del SII

Para PDFs: - ⚠️ El SII NO ofrece descarga masiva de PDFs - Debes descargar cada PDF uno por uno desde el historial de documentos - Extremadamente tedioso para volúmenes altos (50+ documentos)

Si Usas Software Comercial

La mayoría de los software de facturación comercial (Bsale, Defontana, Siigo, Nubox, etc.) permiten:

✅ Exportar XMLs en lote
✅ Generar/descargar PDFs masivamente
✅ Organizar archivos por período automáticamente
✅ Respaldar ambos formatos con unos pocos clics

Ventaja clara: Mucho más eficiente que el portal gratuito del SII.

Opción 2: Servicio de Respaldo Automatizado

Para usuarios del facturador gratuito del SII con volumen importante de documentos, existe una tercera opción: contratar un servicio profesional de respaldo.

Qué hace un servicio automatizado: - Descarga automáticamente todos los XMLs de tu cuenta SII - Genera PDFs correspondientes a cada documento - Organiza todo en carpetas por año/mes - Entrega completo en 24-48 horas

Beneficio principal: Recibes XML + PDF sin tener que hacer el proceso manual tedioso de descargar 20 documentos a la vez o PDFs uno por uno.

Cuándo tiene sentido: - Tienes cientos o miles de documentos acumulados - Estás migrando de sistema - Necesitas un respaldo completo urgente (auditoría, due diligence, etc.) - Valoras tu tiempo por sobre el costo del servicio

Conoce más sobre cómo funciona nuestro servicio de respaldo.

Opción 3: Convertir XML a PDF (Si Solo Tienes XMLs)

Algunas empresas tienen solo XMLs y necesitan generar PDFs a partir de ellos.

Métodos para convertir XML → PDF:

Método 1: Importar a software de facturación - Importa los XMLs a un sistema de facturación (Bsale, Siigo, etc.) - Usa la función "exportar a PDF" del software - Genera los PDFs de forma masiva

Método 2: Convertidores online especializados - Existen servicios web para DTE chilenos que convierten XML a PDF - Subes los XMLs, descargas los PDFs generados - ⚠️ Cuidado: Implica subir documentos tributarios a servicios de terceros (consideración de privacidad)

Método 3: Software especializado de conversión - Herramientas técnicas que procesan lotes de XMLs y generan PDFs - Requiere conocimientos técnicos para instalar y usar

Método 4: Servicio de respaldo incluye conversión - Los servicios profesionales de respaldo generalmente incluyen la conversión XML → PDF - No tienes que preocuparte de hacerlo manualmente

Recomendación General

Siempre que sea posible, obtén AMBOS formatos al mismo tiempo.

No esperes a necesitar el PDF para luego tener que convertir 1,000 XMLs. Es mejor tenerlos listos desde el principio.

Si estás usando el facturador gratuito del SII y planeas usarlo largo plazo, establece una rutina mensual para: 1. Descargar XMLs del mes 2. Descargar PDFs del mes (o generarlos) 3. Organizarlos en tu estructura de carpetas 4. Respaldar en nube

Conclusión: XML y PDF Son Complementarios, No Alternativos

Después de entender ambos formatos, la conclusión es clara:

Puntos Clave para Recordar

XML (eXtensible Markup Language): - ✅ Es el formato legal y oficial exigido por el SII - ✅ Contiene datos estructurados + firma digital - ✅ Obligatorio conservar por 6 años - ✅ Necesario para sistemas de contabilidad, migraciones, validaciones - ⚠️ No es amigable para lectura humana

PDF (Portable Document Format): - ✅ Es la representación visual y legible de la factura - ✅ Fácil de enviar a clientes, imprimir, compartir - ✅ Universal y accesible para cualquier persona - ⚠️ No tiene validez legal oficial sin el XML correspondiente - ⚠️ No se puede importar a sistemas de contabilidad

XML y PDF No Son Rivales, Son Complementarios

Para la mayoría de las empresas, la mejor práctica es conservar ambos formatos:

XML: Para cumplimiento tributario, respaldo legal, importación a sistemas
PDF: Para uso diario, comunicación con clientes, consulta rápida

Tener solo XML es suficiente para la ley, pero impráctico para operaciones diarias.

Tener solo PDF es cómodo, pero insuficiente para cumplimiento y fiscalizaciones.

Tener ambos te da lo mejor de ambos mundos.

Para Diferentes Situaciones

Si eres empresa pequeña con bajo volumen: - Descarga mensualmente tus XMLs del SII - Genera/descarga los PDFs correspondientes - Organiza ambos en tu sistema de archivos

Si tienes volumen medio-alto: - Considera software comercial que maneje automáticamente ambos formatos - O usa servicio de respaldo automatizado cuando necesites respaldo masivo

Si estás migrando de sistema: - Crítico: Respalda TODOS los XMLs antes de migrar (son los que importarás al nuevo sistema) - Recomendado: También obtén los PDFs para consulta futura

¿Necesitas Respaldar tus Facturas con Ambos Formatos?

Si tienes cientos o miles de documentos en el facturador gratuito del SII, descargar manualmente todos los XMLs (limitado a 20 a la vez) y PDFs (uno por uno) puede tomar días de trabajo.

Nuestro servicio automatizado descarga y organiza todos tus DTE en ambos formatos:

✅ XML: Todos los archivos legales con firma digital
✅ PDF: Representación visual de cada documento
✅ Organizados: Por año y mes, listos para usar
✅ Rápido: Entrega en 24-48 horas
✅ Sin esfuerzo: Tú no tienes que hacer nada

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