Los DTE deben conservarse. Para un emisor electrónico, el SII exige guardar los documentos emitidos en XML y poder acceder a ellos; el receptor electrónico usa el XML recibido como respaldo contable. Tener solo un PDF para leer la factura no cumple la misma función (respuesta del SII sobre conservación).
La respuesta sobre el plazo de almacenamiento señala seis años, remitiéndose al artículo 58 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios. Estas respuestas generales deben aplicarse junto con la normativa y la situación de cada contribuyente; si tu caso exige un criterio distinto, revísalo con quien lleva tu contabilidad.
Conservar documentos no obliga a contratar un respaldo particular ni a tener siempre un paquete XML más PDF. El PDF ayuda a consultar la información. Para receptores no electrónicos, la FAQ de conservación distingue la versión impresa, mientras que otra respuesta sobre envío e impresión permite enviar DTE por medios electrónicos sin imprimirlos. Esa facilidad de entrega no convierte al PDF en sustituto del XML que corresponde conservar como receptor electrónico.
Si vas a recuperar archivos, el primer paso es ubicar dónde se emitieron. Después podrás revisar qué contiene la descarga y si faltan documentos.
Primero identifica dónde se emitieron los DTE
Una misma empresa puede haber usado más de un sistema. Revisa cuáles cubren el período que buscas antes de descargar.
Sistema de facturación gratuito del SII
El SII dispone una función para acceder, descargar y respaldar archivos emitidos y recibidos en su sistema gratuito. Su resolución de inscripción incluye expresamente esa posibilidad (Resolución Exenta SII N.º 99 de 2014).
Si te cambiaste a un software comercial, el SII informa que su aplicación de respaldo sigue disponible sin límite de tiempo para realizarlo. Puedes entrar con certificado digital a Servicios online → Factura electrónica → Sistema de facturación gratuito del SII → Respaldo DTE y/o IECV (respuesta sobre respaldo después de cambiar de sistema). Luego revisa lo descargado: disponer de esa opción no acredita que una carpeta concreta esté completa.
Sistema propio o software de mercado
Busca la opción de exportación de XML y revisa el procedimiento de salida del proveedor. Antes de cerrar una cuenta, confirma qué archivos entregará y para qué período. Pide una muestra para comprobarlo: una planilla con montos y folios sirve como listado, pero no es una carpeta de DTE.
Aunque el SII reciba información tributaria, necesitas poder acceder a los archivos que te corresponde conservar.
Documentos recibidos por otra vía
Incluye los DTE recibidos por correo, integración o intercambio directo. Es posible que estén en otra ubicación que los emitidos. Si eres receptor no electrónico, revisa las respuestas sobre conservación y entrega enlazadas al inicio para identificar el formato que corresponde a tu caso.
Cómo delimitar el respaldo antes de descargar
Antes de descargar, anota:
- sistema de origen: gratuito del SII, propio o de mercado;
- período exacto, con fecha inicial y final;
- sentido: emitidos, recibidos o ambos;
- tipos de documento que necesitas, por ejemplo facturas, notas de crédito, notas de débito o guías de despacho;
- formato que esperas obtener y propósito de cada formato;
- fuente con la que compararás cantidades;
- exclusiones conocidas, como otro sistema usado durante parte del período.
Por ejemplo: “facturas y notas de crédito emitidas en el facturador gratuito, de enero a diciembre de 2025, en XML”. Si también necesitas los recibidos o documentos de otro sistema, añádelos como una parte separada. Es más fácil revisar ese pedido que una carpeta descrita solo como “todos los DTE”.
Cómo revisar lo que obtuviste
1. Conserva la descarga original
Guarda una copia sin modificar del archivo descargado o entregado. Registra la fecha, el origen y los criterios usados. Trabaja sobre otra copia si vas a renombrar, convertir u ordenar archivos.
2. Haz un inventario
Una planilla basta para empezar. Registra tipo de documento, folio, fecha de emisión, emisor, receptor y ubicación de cada archivo. Guárdala en un lugar privado: contiene información tributaria y datos de terceros.
Si una carpeta incluye PDF, sepáralos en el inventario como representaciones para consulta. No cuentes un XML y su PDF como dos DTE distintos.
3. Comprueba que los archivos se puedan leer
Verifica que los archivos comprimidos se extraigan sin errores y que cada XML esté bien formado. Registra archivos vacíos, dañados o con una extensión que no coincide con su contenido.
Poder abrir o procesar un XML no acredita aceptación del SII, validez de la operación, derecho a crédito fiscal ni tratamiento contable correcto. Son comprobaciones distintas.
4. Busca duplicados y vacíos
Identifica cada DTE por emisor, tipo y folio, y contrasta su fecha y contenido. Dos archivos con distinto nombre pueden ser copias del mismo DTE; dos con el mismo nombre pueden contener documentos diferentes.
Revisa también cada mes y tipo solicitado. Si falta un mes, vuelve al origen: puede no haber habido operaciones, haber quedado un filtro activo, corresponder a otro sistema o faltar parte de la descarga. La carpeta por sí sola no permite distinguir esas causas.
5. Compara contra una fuente independiente
Para saber si está todo, necesitas saber cuántos DTE esperabas. Usa un listado del sistema de origen, un reporte del proveedor o un registro interno revisado que cubra los mismos períodos y documentos. Compara cantidades por mes, tipo y sentido, y anota las diferencias.
Si esperabas 120 facturas y encontraste 118 DTE únicos en los XML, quedan dos por aclarar. Si los XML contienen esas 120 facturas y tienes un PDF por cada una, sigues teniendo 120 DTE. Cuenta los documentos contenidos en los archivos: un XML puede agrupar más de uno. Estos números son un ejemplo, no un resultado de nuestro servicio.
El Registro de Compras y Ventas y una carpeta de DTE no son necesariamente el mismo conjunto ni tienen el mismo propósito. Si los usas para contrastar cantidades, registra esa limitación y consulta a quien lleva la contabilidad cuando una diferencia tenga efecto tributario.
6. Guarda el resultado y el informe de diferencias
Conserva al menos la descarga original, el inventario y un resumen de la revisión. Protege el acceso, evita enviar documentos por canales abiertos y define quién puede copiar o eliminar los archivos. Si mantienes más de una copia, verifica de vez en cuando que siga siendo legible.
Al terminar, deberías poder explicar qué pediste, cuántos DTE únicos obtuviste, contra qué listado los comparaste y qué diferencias quedan. Si no tienes una fuente de cantidades esperadas, anota esa limitación: puedes comprobar que los archivos se leen, pero todavía no acreditar que está todo.
Para obtener los archivos del sistema gratuito, consulta la guía de descarga del SII. Si prefieres ayuda con ese trabajo, puedes ver el servicio de Respaldo Facturas. En una consulta basta indicar sistema, período y tipos de documento; guarda claves, certificados y archivos tributarios fuera del formulario.
Fuentes oficiales del SII revisadas el 29 de septiembre de 2026. Se consultaron páginas públicas; no se comprobó el recorrido en una cuenta autenticada.